Nota fiscal de aluguel

NFS-e de locação de imóveis: guia para empresas donas de imóveis

Para quem tem imóveis em nome da empresa, o aluguel vai ganhar um documento novo todo mês. Este guia mostra o que a nota de locação precisa ter, como organizar os contratos e como manter a rotina sem depender de planilhas soltas.

Publicado em 04/11/2026 · Equipe Utax

Se a sua empresa é dona de salas, lojas, galpões ou apartamentos alugados, a NFS-e de locação vai fazer parte da rotina mensal. O artigo quem precisa emitir e a partir de quando trata das datas. Este aqui é o guia prático: o que a nota traz, que informações organizar, como lidar com os contratos e como manter tudo em dia. O conteúdo técnico vem da versão 1.01 da Nota Técnica 009 e da Lei Complementar nº 214/2025.

O que a nota de locação precisa ter

A Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 009, versão 1.01, criou um grupo próprio para operações de locação, cessão onerosa e arrendamento de imóveis. Além dos dados comuns a toda nota, como emitente e tomador, o leiaute traz:

Um ponto ligado à copropriedade merece atenção. Quando o imóvel tem mais de um dono, o valor do serviço na nota é calculado aplicando o percentual ao valor total. O regulamento da CBS prevê que, em certos casos de copropriedade, a apuração é feita individualmente, e os coproprietários podem optar por um documento único. Se isso se aplica a você, fale com o contador.

O que entra e o que não entra no valor

A Lei Complementar nº 214/2025, nos arts. 255 e 260, traz regras que afetam diretamente o cadastro de cada contrato:

• Base de cálculo: é o valor da locação, cessão onerosa ou arrendamento.
• Fora da base: o valor dos tributos e emolumentos incidentes sobre o imóvel e as despesas de condomínio não são computados (art. 255, § 2º).
• Redutor social: na locação para uso residencial por contribuinte do regime regular, pode ser deduzido R$ 600,00 por mês, por imóvel, com atualização prevista em lei (art. 260).
• Alíquotas: as alíquotas de IBS e CBS para locação ficam reduzidas em 70% (art. 261, parágrafo único).

Para a rotina, isso significa que o valor de um boleto de aluguel raramente é uma linha só. Se você cobra aluguel, IPTU e condomínio juntos, o cadastro precisa manter esses valores separados. Quem mistura tudo em um total só vai ter dificuldade para preencher a nota corretamente. As contas de tributo cabem ao contador. O que este guia pede é a separação dos dados.

Como organizar os contratos

Antes de qualquer emissão, faça um inventário. Uma planilha com uma linha por contrato costuma resolver, com estas colunas:

1. Locador: CNPJ que emite, e coproprietários, se houver.
2. Imóvel: endereço, CEP, inscrição imobiliária e finalidade (residencial ou não residencial).
3. Inquilino: nome, CPF ou CNPJ, e-mail e WhatsApp.
4. Contrato: início, fim, data de assinatura, forma de assinatura e eventual registro.
5. Valores: aluguel, encargos cobrados junto, descontos e como são informados.
6. Reajuste: índice e mês de aplicação.
7. Vencimento: dia do mês e regra para feriados e fins de semana, se o contrato tratar disso.
8. Administração: se há imobiliária no contrato, e quem cobra o inquilino.

Se a empresa tem imóveis em vários CNPJs, separe a lista por emitente. O erro mais caro nesse tipo de carteira é emitir pelo CNPJ errado, porque o imóvel aparece em nome de uma empresa do grupo e o contrato, em nome de outra. Compare matrícula e contrato. O artigo holding patrimonial e nota fiscal de aluguel aprofunda esse ponto.

Contratos antigos e a regra de transição

Quem tem contratos longos deve olhar o art. 487 da LC 214/2025. Ele prevê, para contratos por prazo determinado, uma opção de recolhimento de IBS e CBS sobre a receita bruta recebida, no montante equivalente a 3,65%, desde que cumpridos requisitos específicos de data, comprovação e, em alguns casos, registro.

Para contratos não residenciais, a lei fala em contrato firmado até a publicação da LC 214/2025, com registro até 31 de dezembro de 2025 ou disponibilização à Receita e ao Comitê Gestor, nos termos do regulamento. Em comunicado de dezembro de 2025, a Receita detalhou caminhos para essa opção. Nos residenciais, o prazo vai até o fim do contrato original ou 31 de dezembro de 2028, o que ocorrer primeiro. Se a sua carteira tem contratos desse período, reúna os documentos e leve ao contador.

Como manter a rotina todo mês

Montado o cadastro, o mês passa a ter cinco etapas: atualizar reajustes e encargos, gerar a nota e a cobrança, enviar ao inquilino, acompanhar o pagamento e entregar o fechamento ao contador.

Um ponto técnico merece definição desde o início: quando emitir. A LC 214/2025, no art. 254, considera o fato gerador da locação ocorrido no momento do pagamento, e os tributos devidos em cada pagamento. Se a nota deve sair com a cobrança ou com o recebimento é algo a definir com o contador, antes de configurar a automação. Essa decisão afeta o que acontece quando um inquilino atrasa, tema do artigo inquilino atrasou o aluguel.

Para fechar cada mês com segurança, confira:

• Reajustes do mês aplicados aos contratos certos, com o índice previsto.
• Contratos novos cadastrados e contratos encerrados retirados da emissão.
• Soma das notas igual à soma dos aluguéis do mês, por CNPJ.
• Encargos repassados informados de forma separada do aluguel.
• Dados do inquilino atualizados, principalmente em caso de troca de razão social.
• Arquivos das notas guardados e enviados ao contador.
• Contratos prestes a vencer sinalizados, para decidir sobre renovação antes do próximo fechamento.

Quando faz sentido contratar a operação

Com poucos contratos, um colaborador organizado consegue manter a rotina. O problema aparece quando os contratos passam a ter vencimentos, reajustes e encargos diferentes, e o tempo se perde mais em conferir do que em emitir. Faça a conta com os seus números: contratos, minutos por contrato e custo da hora de quem faz. Em um exemplo hipotético com 80 contratos e 10 minutos por contrato, entre nota, cobrança, envio e baixa, são cerca de 13 horas por mês, sem contar os atrasos e os erros. Compare esse número com o que a sua equipe tem disponível nos dias de fechamento.

A Utax é uma prestadora: com os contratos cadastrados, a emissão automatizada e a cobrança passam a rodar todo mês, no CNPJ do proprietário, a partir de 1º de dezembro. Ela não faz contabilidade nem apura tributos, e por isso trabalha ao lado do seu contador. Veja como funciona em nota fiscal de aluguel.

Conteúdo informativo, escrito com base nas regras gerais vigentes na data de publicação. Ele não substitui orientação jurídica: leis municipais e estaduais, a convenção do condomínio e cada contrato podem trazer exigências próprias. Confirme a aplicação no seu caso com um advogado.

Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.