Alto volume e automação
Quanto custa emitir nota manualmente: faça a conta
A emissão manual parece de graça porque não aparece em nenhuma fatura. Ela está diluída no salário de alguém. Com um cronômetro e meia hora de atenção, você descobre esse custo.
Resposta rápida: o custo mensal de emitir notas à mão é (notas por mês × minutos por nota ÷ 60 × custo da hora) + custo do retrabalho. O tempo por nota deve incluir conferir, enviar e arquivar, e não só digitar. O custo da hora precisa considerar salário e encargos. O retrabalho soma o tempo gasto em cancelamentos, correções e dúvidas. Não existe um valor “típico”: o resultado depende dos seus números.
Pergunte a um gestor quanto custa emitir uma nota e a resposta costuma ser: “nada, o pessoal do financeiro já faz isso”. Só que essa pessoa tem salário, encargos e outras tarefas esperando. O custo existe, só não vem em um boleto com esse nome. Fazer a conta é útil mesmo que você não mude nada, porque mostra o tamanho real da tarefa.
Este guia tem quatro passos. No fim, há um exemplo hipotético com números redondos para você seguir com os seus.
Passo 1: meça o tempo real por nota
O erro mais comum é estimar. Quase ninguém sabe quanto tempo uma nota leva, porque a tarefa é interrompida o dia inteiro. Pegue um cronômetro e meça uma amostra de 20 a 30 notas, em um dia normal, considerando todas as etapas:
| Etapa | O que entra |
|---|---|
| Reunir os dados | Procurar o cliente, o contrato e o valor em planilhas, e-mails ou sistemas |
| Preencher | Digitar ou copiar os dados no portal ou no sistema |
| Conferir | Revisar antes de emitir |
| Emitir | Transmitir e esperar o retorno |
| Enviar | Mandar o PDF ao cliente, com o texto do e-mail |
| Arquivar | Salvar os arquivos e registrar no controle |
Divida o tempo total pelo número de notas da amostra. Esse é o seu T, em minutos por nota. Lembre de registrar também o tempo de quem ajuda, como a pessoa que passa os dados para quem emite. Se a mesma nota passa por duas pessoas, as duas entram na conta.
Meça sem pressa e sem mudar o jeito de trabalhar. Se a pessoa souber que está sendo cronometrada, ela tende a correr e o resultado sai menor do que o real. Explique que o objetivo é entender a tarefa, e não avaliar ninguém.
Passo 2: calcule o custo da hora
O custo da hora é mais alto do que o salário dividido pelas horas, porque um funcionário custa mais do que recebe. A forma simples de calcular:
Custo da hora (C) = custo mensal total da pessoa ÷ horas trabalhadas no mês
O custo mensal total inclui salário, encargos e benefícios. O seu contador ou a folha de pagamento têm esse número.
Se quem emite é um sócio, não use o pró-labore. Use o valor do que ele deixaria de fazer, como vender ou atender clientes. Para muita empresa pequena, é aqui que o custo aparece de verdade: o dono gastando as melhores horas do mês com uma tarefa que não precisaria estar com ele.
Fez a conta e assustou?
A Utax tira a emissão e a cobrança da sua equipe: nota na hora, boleto e Pix enviados, lembretes e baixa. Conte o seu volume e receba uma proposta para comparar.
Passo 3: some o retrabalho
O retrabalho é o custo que quase ninguém mede, e pode ser relevante. Registre, por um mês inteiro, quanto tempo a equipe gasta com:
- cancelar e refazer notas emitidas com erro;
- responder a clientes que não receberam a nota ou pediram uma segunda via;
- corrigir cadastros e descrições;
- ajustar boletos que ficaram diferentes da nota;
- explicar divergências ao contador no fechamento do mês;
- tratar reclamações de clientes cobrados por valor errado.
Chame esse total de horas de R. Se você não quiser medir por um mês, uma aproximação é contar quantas notas foram refeitas no mês passado e multiplicar pelo tempo médio de cada correção. Corrigir uma nota costuma levar mais tempo do que emitir, porque envolve descobrir o erro, cancelar, emitir de novo e avisar as pessoas envolvidas.
Se você quer reduzir essa parte antes de mais nada, vale ler sobre os erros comuns na emissão de NFS-e.
Passo 4: junte tudo em uma conta
Com os números em mãos, a fórmula completa é esta:
Custo mensal = (N × T ÷ 60 × C) + (R × C)
N = notas por mês · T = minutos por nota · C = custo da hora · R = horas de retrabalho no mês
Veja um exemplo hipotético, com números redondos, apenas para ilustrar o cálculo. Eles não são referência de mercado.
| Variável | Valor do exemplo |
|---|---|
| N: notas por mês | 300 |
| T: minutos por nota | 4 |
| C: custo da hora | R$ 30 |
| R: horas de retrabalho | 5 |
| Horas de emissão | 300 × 4 ÷ 60 = 20 horas |
| Custo da emissão | 20 × R$ 30 = R$ 600 |
| Custo do retrabalho | 5 × R$ 30 = R$ 150 |
| Custo mensal | R$ 750 |
| Custo em 12 meses | R$ 9.000 |
| Custo por nota | R$ 750 ÷ 300 = R$ 2,50 |
Repare que o número vai bem além do custo por nota, que parece pequeno quando visto sozinho. No exemplo, são 25 horas por mês, mais de três dias inteiros de trabalho de uma pessoa, repetidos em todos os meses do ano. Em muitas empresas, esse tempo está concentrado na mesma semana, justamente quando a equipe tem outras urgências.
Custos que não entram na fórmula, mas existem
- Atraso no recebimento: se a cobrança só sai depois da nota, a demora na emissão pode atrasar a entrada de dinheiro.
- Cobrança à parte: gerar boletos, enviar, lembrar e dar baixa é outra rotina. Faça a mesma medição para ela.
- Ferramentas pagas: o sistema de emissão, o certificado digital e outras assinaturas que a rotina exige.
- Dependência: quanto custa treinar alguém se a pessoa que sabe sair da empresa?
Coloque na conta apenas o que você consegue justificar. O resto entra como observação. Um cálculo conservador é mais convincente do que um número inflado, inclusive para você mesmo. Se um item não tem como ser medido agora, anote a dúvida e volte a ela depois do primeiro mês de acompanhamento.
O que fazer com o resultado
O resultado é o seu ponto de comparação. Se o custo for baixo e a rotina estiver sob controle, ótimo: você tem um dado para acompanhar. Se for alto, compare com as alternativas usando a conta de quando compensa automatizar a emissão.
Três perguntas ajudam a interpretar o número. Quantas dessas horas são realmente necessárias e quantas existem só porque os dados estão espalhados? Se o volume dobrar, a sua equipe absorve o dobro de horas? E o que a pessoa que emite faria com esse tempo, se ele fosse liberado? A resposta à última pergunta costuma pesar mais do que o valor em reais. Vinte horas por mês de alguém do financeiro podem virar cobrança mais próxima dos clientes, análise de despesas ou um atendimento melhor.
Cuidado também para não comparar coisas diferentes. Se a alternativa inclui a cobrança, meça a rotina de cobrança atual antes de comparar. Se ela deixa alguma tarefa com a sua equipe, como manter os dados, desconte esse tempo do ganho. E, ao apresentar a conta para sócios ou para o síndico, mostre os dados usados na medição. Um número simples, com origem clara, convence mais do que uma estimativa bonita.
Não há tabela de preços pública na Utax, porque o valor depende do volume e de como os dados chegam. Com o seu número de notas e cobranças, você recebe uma proposta e compara com o seu custo atual. A emissão em volume mostra o que está incluído nesse trabalho.
Perguntas frequentes
Como calculo o custo da hora se o sócio é quem emite?
Use o valor que a hora dele gera ou o quanto custaria contratar alguém para substituí-lo. Se um sócio deixa de vender ou de atender para emitir nota, o custo real é o que ele deixa de fazer. Por isso, a hora do sócio costuma pesar mais na conta do que a de um assistente.
Devo incluir multas na conta?
Só se a sua empresa realmente pagou multas por causa da emissão. Não use um valor hipotético de multa, porque as penalidades variam por município, estado e situação. Se houve algum custo real nos últimos doze meses, inclua. Caso contrário, deixe esse risco listado à parte.
A conta muda se a nota e a cobrança são feitas pela mesma pessoa?
Sim. Nesse caso, meça as duas tarefas, porque gerar boleto, enviar, lembrar e dar baixa também consomem tempo. Muitas empresas descobrem que o maior custo não está na emissão, e sim no que vem depois dela.
De quanto em quanto tempo devo refazer esse cálculo?
Vale refazer quando o volume mudar bastante, quando surgir uma obrigação nova ou quando a equipe mudar. Para a maioria das empresas, uma revisão por ano já ajuda a perceber se o custo cresceu junto com o negócio.