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Nota fiscal e cobrança para shoppings e galerias comerciais
Shopping, galeria e centro comercial cobram várias coisas do mesmo lojista: aluguel, rateio de despesas, fundo de promoção e estacionamento. Com a NFS-e de locação e de condomínio a partir de dezembro, separar bem cada cobrança ficou ainda mais importante.
Resposta rápida: para organizar notas e cobranças em shoppings e galerias, comece por saber quem cobra o quê, e em qual CNPJ: o dono do imóvel cobra o aluguel, e o condomínio ou a associação pode cobrar o rateio e outras despesas. Pelo cronograma publicado até novembro de 2026, locações e condomínios entram na NFS-e em 1º de dezembro de 2026 (Simples Nacional, em 1º de janeiro de 2027). Separe cada item por lojista, com a regra definida pelo contador, e gere uma cobrança clara, sem misturar documentos de emissores diferentes.
Um shopping pequeno, uma galeria de centro de cidade, um mall de bairro ou um centro empresarial com lojas têm em comum uma operação de cobrança bem particular. Cada lojista recebe, todo mês, uma composição de valores que muda: aluguel, encargos, fundo de promoção, energia medida, às vezes um percentual sobre as vendas. Até aqui, a nota fiscal não fazia parte de boa parte desse fluxo. Com a reforma, isso muda. Vamos organizar a casa.
Quem cobra o quê: desenhe o mapa antes de emitir
Essa é a etapa mais importante, e a mais negligenciada. Em empreendimentos comerciais, é comum existir mais de uma pessoa jurídica envolvida, com papéis diferentes.
| Quem | O que costuma cobrar | Observação |
|---|---|---|
| Dono ou donos do imóvel | Aluguel mínimo, aluguel percentual e outros valores do contrato de locação | Nota no CNPJ do proprietário. Pode ser mais de um, conforme a estrutura |
| Condomínio edilício, quando existe | Taxas, rateios e outras receitas do condomínio | Nota no CNPJ do condomínio, a partir de 01/12/2026 |
| Administradora do empreendimento | Taxa de administração pelo serviço prestado | Nota no CNPJ dela |
| Associação de lojistas, quando existe | Fundo de promoção e ações coletivas | Tratamento a confirmar com o contador |
| Operadora de estacionamento e serviços | Serviços próprios | Documento próprio, a confirmar |
Nem todo empreendimento tem todas essas figuras. O ponto é que “a nota do shopping” não existe como conceito único. Existem as notas de cada CNPJ. Confira a documentação do empreendimento, como a convenção, o contrato de locação e as normas gerais, antes de definir quem emite.
O que diz o cronograma
Pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, e pelo cronograma publicado até novembro de 2026, duas datas interessam a quem cobra lojistas:
- Locações, cessões onerosas e arrendamentos de imóveis: NFS-e a partir de 1º de dezembro de 2026. Código 99.03.01. Optantes do Simples Nacional, a partir de 1º de janeiro de 2027.
- Condomínios edilícios: NFS-e para taxas, demais valores condominiais e outras receitas, a partir de 1º de dezembro de 2026. Código 99.05.01.
Para o condomínio, emitir a nota não significa, por si só, pagar tributo. A Lei Complementar 214 lista o condomínio edilício entre os não contribuintes, mas prevê regra própria quando as taxas representam menos de 80% da receita total. Em condomínios comerciais com receitas de exploração de áreas comuns, como quiosques e mídia, essa conta merece atenção, com o contador. Para a locação, há também a redução de 70% das alíquotas, prevista no artigo 261, e as demais regras explicadas em reforma tributária na locação de imóveis.
Muitos lojistas e várias cobranças por loja?
A partir de 1º de dezembro, a Utax emite as notas de aluguel e de condomínio em cada CNPJ e cobra por boleto e Pix, com lembretes e baixa. Conte quantas lojas são e receba uma proposta.
Separe cada item da cobrança
Com o mapa pronto, o próximo passo é listar os itens que cada lojista paga e dar a cada um uma regra. Essa tabela vai orientar a emissão e a cobrança todo mês:
| Item | Emissor provável | O que definir |
|---|---|---|
| Aluguel mínimo | Proprietário | Valor, reajuste, vencimento e carência |
| Aluguel percentual | Proprietário | Prazo para o lojista informar vendas e apuração |
| Aluguel extra de datas específicas | Proprietário | Se existe no contrato e em que mês incide |
| Taxa condominial e rateio | Condomínio ou conforme o contrato | Critério de rateio e previsão orçamentária |
| Fundo de promoção | A confirmar | Quem administra e como é documentado |
| Energia, água e gás medidos | A confirmar | Se é repasse, com que documento e em que data |
| Multa e juros de atraso | Quem emitiu a cobrança | Regra do contrato e tratamento na nota |
A coluna “emissor provável” é apenas uma referência. A resposta do seu empreendimento vem dos documentos e do contador. Sobre o que muda em lojas, salas e galpões, leia aluguel comercial e nota fiscal.
Uma rotina mensal para lojistas
- Feche o orçamento e os rateios do mês. Sem isso, não há valor para cobrar.
- Colete as vendas dos lojistas com aluguel percentual, em data combinada.
- Atualize a lista: lojas novas, saídas, reajustes, carências e acordos.
- Emita por CNPJ: cada documento no emissor certo.
- Gere as cobranças por boleto e Pix, com um demonstrativo claro.
- Envie para o contato financeiro do lojista, por e-mail e WhatsApp.
- Lembre e dê baixa, separando o que foi pago de cada item.
- Trate os atrasos com a sequência definida, e entregue tudo ao contador.
Um cuidado com o pagamento parcial: se um lojista paga só o aluguel, o rateio segue em aberto. Com cobranças separadas por emissor, isso fica claro. Com tudo misturado, vira uma discussão. Além disso, na locação, a lei fixa o fato gerador no momento do pagamento, o que torna a baixa correta ainda mais importante. Confirme com o contador em que momento a nota deve sair.
Outra situação comum é o mesmo grupo ter várias lojas, às vezes em CNPJs diferentes. Pergunte qual CNPJ assina cada contrato e para quem vai cada cobrança, porque a nota precisa sair exatamente para quem contratou. Vale também criar uma regra para lojas novas. Carência de aluguel, desconto de inauguração e início da taxa condominial costumam ter datas diferentes, e cada um deve entrar na lista na data certa. Sem isso, a primeira cobrança já nasce com erro, e a relação com o lojista começa com uma correção.
Relação com o lojista: cobrança sem desgaste
A relação com o lojista dura anos, e a saúde da loja afeta o empreendimento inteiro. Uma loja fechada custa caro para todos. Por isso, a cobrança precisa ser firme e educada, com atenção a alguns pontos:
- Mande a cobrança para o responsável financeiro, e não para quem atende no balcão.
- Não exponha o atraso a outros lojistas, nem à clientela da loja.
- Apresente o demonstrativo com cada valor explicado.
- Registre carências e descontos por escrito, com validade.
- Olhe os atrasos recorrentes como sinal da saúde da loja. Uma conversa cedo costuma resolver mais do que um aviso tarde.
Quando o lojista entende de onde vem cada valor, a chance de contestação cai, e a equipe gasta menos tempo explicando boleto. Para medidas além da cobrança, como ação judicial ou retomada do espaço, procure o seu advogado. Para a rotina de atraso, veja inquilino atrasou o aluguel: o que fazer.
Quando faz sentido passar a operação adiante
Galerias e shoppings com muitos lojistas reúnem dois públicos com que a Utax trabalha: empresas donas de imóveis e condomínios. A partir de 1º de dezembro, a Utax emite as notas de aluguel e de condomínio em cada CNPJ, a partir da sua planilha ou do sistema que você já usa, e faz a cobrança por boleto e Pix, com envio por e-mail e WhatsApp, lembretes, baixa e contato com quem atrasa. Veja a nota fiscal de aluguel e a nota fiscal de condomínio. O enquadramento, a apuração e os contratos continuam com o seu contador e o seu advogado.
Conteúdo informativo, escrito com base nas regras gerais vigentes na data de publicação. Ele não substitui orientação jurídica: leis municipais e estaduais, a convenção do condomínio e cada contrato podem trazer exigências próprias. Confirme a aplicação no seu caso com um advogado.
Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.
Perguntas frequentes
A galeria é um condomínio ou uma empresa que aluga lojas?
Pode ser uma das duas coisas, ou as duas ao mesmo tempo. Em muitas galerias, as lojas são unidades de donos diferentes, com um condomínio que cobra as taxas. Em outras, um proprietário único aluga todas as salas. A resposta está na documentação do imóvel e define quem emite a nota.
Lojista recebe uma nota só por tudo o que paga?
Nem sempre. Se aluguel e rateio têm emissores ou tratamentos diferentes, os documentos também são diferentes. A cobrança pode até ser organizada em um único envio, mas é preciso que cada valor esteja ligado ao documento certo. Confirme com o contador.
Como emitir a nota do aluguel percentual?
O aluguel calculado sobre o faturamento depende de o lojista informar as vendas no prazo. Defina no contrato a data de envio e o que acontece se a informação não chegar, e emita depois da apuração. O momento e o tratamento da nota devem ser validados com o contador.
Lojista em atraso pode ter a loja fechada?
Não trate isso como medida de cobrança simples. A retomada de um espaço depende do contrato e da lei, e costuma exigir procedimento próprio. Antes de qualquer medida, fale com o advogado. No dia a dia, priorize lembretes, contato direto e negociação.