Reforma tributária na prática
O que acontece se a empresa não emitir a nota fiscal
Deixar de emitir uma nota obrigatória, ou emitir fora do prazo, tem consequências que vão além da multa. Elas variam bastante conforme o município, o estado e o caso, e entender os riscos ajuda a corrigir o rumo com calma.
Resposta rápida: quem deixa de emitir nota quando é obrigado pode sofrer autuação e multa, cujas regras e valores variam por município, estado e tributo, além de cobrança do tributo com acréscimos. Em casos mais graves, a Lei 8.137/1990 trata como crime suprimir ou reduzir tributo deixando de fornecer nota quando obrigatório. Com a reforma, a Lei Complementar 214 também traz penalidades para IBS e CBS. O caminho é emitir corretamente e, se houve falha, buscar orientação do contador para regularizar.
Às vezes a nota deixa de sair por descuido, por falta de tempo no fim do mês ou porque ninguém sabia que era obrigatória. E há quem acredite que, se o cliente não pediu, não precisa. Este artigo não tem a intenção de assustar. Tem a intenção de mostrar, de forma organizada, o que está em jogo, por que as penalidades variam e o que fazer se você identificar alguma falha.
Primeiro: quando a nota é obrigatória
A obrigação vem de várias fontes: a lei de cada município para serviços, a legislação estadual para mercadorias, regras federais e, agora, a Lei Complementar 214/2025. O artigo 60 dessa lei determina que o sujeito passivo do IBS e da CBS, ao realizar operações com bens ou serviços, deve emitir documento fiscal eletrônico. A obrigação alcança inclusive operações imunes, isentas ou com alíquota zero.
Além disso, grupos que até então não tinham esse hábito entram no cronograma. Pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, condomínios e locações passam a ter NFS-e a partir de 1º de dezembro de 2026, e os optantes do Simples entram na emissão com IBS e CBS em 1º de janeiro de 2027, pelo cronograma publicado até novembro de 2026. Veja a lista completa no cronograma da NFS-e.
Quais são os riscos
| Risco | Como aparece | Do que depende |
|---|---|---|
| Multa por obrigação acessória | Autuação pela falta do documento ou pela emissão irregular | Lei do município, do estado ou da União, conforme o caso |
| Cobrança do tributo | Lançamento do que deixou de ser recolhido, com acréscimos | Regime, período e apuração |
| Problema para o cliente | Cliente empresa sem documento para a despesa ou para o crédito | Tipo de cliente e regime dele |
| Divergência em cruzamentos | Diferença entre recebimentos, notas e declarações | Dados disponíveis ao fisco |
| Risco penal | Em situações graves, enquadramento como crime contra a ordem tributária | Conduta e análise jurídica |
Existe também um efeito bem cotidiano, que nenhuma tabela de multas mostra. Muitas empresas só liberam o pagamento depois de receber a nota. Sem o documento, a sua cobrança para na fila do financeiro do cliente, e o atraso nasce do seu lado.
Multas: por que não dá para dar um número
As penalidades por falta de nota de serviço estão, em geral, nas leis de cada município. Para mercadorias, nas de cada estado. Elas podem ser fixas, proporcionais ao valor da operação, ou combinar critérios. Duas empresas com o mesmo erro, em cidades diferentes, podem ter resultados muito diferentes. Desconfie de quem cita um valor “típico” sem dizer de onde ele vem.
Para o IBS e a CBS, a Lei Complementar 214, com as alterações da Lei Complementar 227/2026, trouxe um capítulo próprio de infrações e penalidades, a partir do artigo 341-A. Ele define infração como toda ação ou omissão que importe inobservância de obrigação, ainda que involuntária, e lista hipóteses como prestar serviço sem documento fiscal, emitir documento não idôneo ou cancelar documento depois do fato gerador. A lei também prevê reduções da multa em certas condições de pagamento. Os percentuais variam por infração, e quem deve aplicá-los ao seu caso é o contador.
Risco penal: quando o assunto fica sério
A Lei 8.137/1990 define como crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo mediante condutas que incluem negar ou deixar de fornecer nota fiscal, quando obrigatório, relativa a venda ou prestação de serviço realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação. A lei prevê ainda que a falta de atendimento de exigência da autoridade, no prazo fixado, caracteriza essa infração. Um esquecimento pontual é diferente de uma prática para reduzir imposto, e a análise de cada situação é jurídica.
Sua emissão depende da memória de alguém?
Com a Utax, a nota sai na hora, no CNPJ da sua empresa, por pedido, planilha ou integração, e a cobrança vai junto. Conte a sua demanda e receba uma proposta.
Por que a falha aparece mais do que antes
O ambiente fiscal é cada vez mais digital e integrado. As notas de serviço no padrão nacional passam pelo Ambiente de Dados Nacional, o que permite cruzar informações, como as notas e o que foi declarado no Simples Nacional. Recebimentos por Pix e outros meios são receita e devem ser documentados quando a lei exige. Diferenças entre movimentação e faturamento declarado podem chamar atenção.
Isso não significa que alguém esteja olhando cada transação sua. Significa que a organização conta mais, e que deixar a nota para depois deixa de ser um hábito inofensivo. Há outro efeito: como o crédito de IBS e CBS do cliente empresa depende de documento fiscal idôneo, a falta da nota afeta o lado dele. É comum o pedido partir do próprio financeiro do cliente.
Emitir fora do prazo também tem consequência
Atraso é diferente de omissão, mas tem seus efeitos. A nota emitida depois pode cair em outra competência, gerar diferença entre o mês do serviço e o da apuração, ou desencontrar da cobrança. Alguns municípios têm prazos e regras específicas para isso.
Cancelar para corrigir também tem limite. Prazos e condições mudam conforme o documento e a prefeitura, e a Lei Complementar 214 trata como infração o cancelamento em certas situações. Por isso, vale conferir antes de emitir.
Se você encontrou uma falha, faça nesta ordem
- Não apague nada e não tente resolver sozinho emitindo tudo de uma vez.
- Levante o que faltou: período, clientes, valores e tipo de serviço.
- Fale com o contador. Ele avalia a regra aplicável e a melhor forma de regularizar, inclusive se cabe alguma medida antes de uma fiscalização.
- Regularize conforme a orientação e ajuste as declarações que forem necessárias.
- Descubra a causa. Falta de tempo, de processo, de pessoa ou de informação?
- Mude a rotina, para que a falha não se repita no próximo mês.
Sobre 2026: para o IBS e a CBS, a lei prevê que, se houver auto de infração por descumprimento de obrigação acessória referente a 2026, o contribuinte é intimado a suprir a omissão em 60 dias, e o atendimento extingue a penalidade. Existe ainda um programa de conformidade com prazo de correção até 31 de dezembro de 2026. Isso vale para esses tributos e dentro dessas condições. Não vale para qualquer multa.
Como evitar o problema
- Ligue a nota a um evento: a venda, o contrato, o vencimento ou o pagamento, conforme a orientação do contador.
- Tenha uma lista de todos os clientes ativos e confira com as notas do mês.
- Faça a nota e a cobrança andarem juntas. Veja por que unir as duas rotinas.
- Não concentre a tarefa em uma pessoa só, sem substituto.
- Guarde PDF e XML e entregue tudo ao contador no fechamento.
A Utax entra nessa etapa: emite a nota na hora, no CNPJ do cliente, e faz a cobrança, de modo que a emissão não dependa da memória de ninguém. Vale deixar claro: a nota continua sendo do cliente, a Utax não assume a responsabilidade fiscal dele, não garante a ausência de multa e não substitui o contador. O que ela tira da sua frente é a operação.
Conteúdo informativo, escrito com base nas regras gerais vigentes na data de publicação. Ele não substitui orientação jurídica: leis municipais e estaduais, a convenção do condomínio e cada contrato podem trazer exigências próprias. Confirme a aplicação no seu caso com um advogado.
Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.
Perguntas frequentes
Qual é o valor da multa por não emitir nota?
Não existe um valor único. No ISS, as regras são de cada município. No ICMS, de cada estado. Para o IBS e a CBS, a Lei Complementar 214 traz penalidades próprias. O valor depende da infração, da operação e da norma aplicável. Por isso não indicamos um número aqui: confirme com o contador.
Cliente pessoa física não pediu nota. Preciso emitir?
Em regra, a obrigação de emitir não depende de o cliente pedir. Existem exceções previstas em lei, como a dispensa do MEI em vendas a pessoa física, salvo pedido do cliente. Confirme a regra da sua atividade e do seu município com o contador.
Esqueci de emitir a nota do mês passado. O que faço?
Fale com o contador antes de emitir. Ele vai verificar a regra do município, os efeitos na apuração e o que precisa ser ajustado. Emitir com a data correta e informar a competência certa costuma fazer parte da solução, mas a forma de regularizar varia conforme o caso.
Se o cliente não pagou, preciso emitir a nota?
Depende de quando a obrigação nasce no seu caso. Em muitos serviços, ela está ligada à prestação, e não ao pagamento. Na locação de imóveis, a Lei Complementar 214 fixa o fato gerador no pagamento. Confirme a regra com o contador e não trate o atraso do cliente como motivo automático para não emitir.